最近、所員の評価方法を見直しているのですが、
以前に受講した「特許事務所 経営塾」の資料を読み返しています。
特許事務所の危機管理
先日見たパテント誌に、
特許事務所の危機管理に関する記事がありました。
細かい内容までは覚えていませんが、
企業などのお客様から見ると、特許事務所の危機管理能力は
総じて低く映るようです。
そういえば、以前に勤務した事務所では、ウィルス対策がされておらず、
通信障害でメールやＦＡＸの送受信が正常にできなくなる事態になりました。
そのときは、私が２～３日かけてウィルスを特定して、
手動でウィルスの駆除作業を行った記憶があります。
小規模な事務所は費用面で限界がありますが、
お客様の大切な情報を守るという意識は必要だと思います。
弊所では、ウィルス対策などはもちろんのこと、
データのバックアップは、遠隔地でのバックアップも含めて３重にとっています。
それと、廃棄書類はすべて有償で溶解処理をしていますし、
職場の部屋にはＩＣカードがないと入れません。
特許事務所でも、このくらいの危機管理はすべきかなと思います。
弁理士や特許事務所に対する苦情
日本弁理士会の資料によれば、
弁理士に対する苦情の半数以上が
「手続の不備に関する苦情」と
「報酬額に関する苦情」だそうです。
例えば、
補正によって権利範囲が狭くなり、
本来望んでいた内容と違ってしまったというケースや、
弁理士側は「出願時の費用」と伝えたつもりが、
依頼者側は「登録まで全て込みの費用」と受け取ったケース、
などです。
最大の発生原因は、
依頼者とのコミュニケーション不足で、
弁理士と依頼者との間で誤解が生じることが多いようです。
弁理士にとっては当然のことでも、
お客様には不明なことも多いので、
お客様目線にたった丁寧な対応が必要だと思います。
弊所では、
初めてのお客様に対しては、
手続きの流れ、費用、各種制度、などを
独自の書類で細かく説明し、
全て納得頂いた上で御依頼を
お引き受けするように注意しています。
また、良い点だけをアピールすることなく、
拒絶の可能性など、お客様の不利益の可能性についても
十分にご説明するように配慮しています。
特許事務所で起きる事故のうちで５５％を占める事故とは
開業８年目
今日、無事に開業８年目を迎えました。
正確に言うと、共同経営に途中から参画したので、
個人事業主になってから８年、事務所としては開業９年半です。
結婚記念日も忘れるくらいなので、
実は、開業日にもあまり興味がないのですが、
私の結婚指輪の裏側には、
しっかりと「２００５年９月１日」の日付が刻んであります。
なぜか？
それは、開業直前に結婚指輪を紛失して買い換えたのですが（汗）、
「開業日でも刻んどこうか？」という話になったためです。
ということで、開業日だけは忘れないシステムになっております。
そんな記念すべき開業日ですが、
悲しいことに、事務所で１人さびしく仕事をしています。