間もなく開業9年目

9月で無事に開業9年目を迎えます。
少し振り返ってみると、

<1年目~3年目>
事務所の経営を軌道に乗せるために、
とにかく、がむしゃらに働きました。

勤務弁理士時代には経験したことが無かった
大型の知財コンサルをたくさん経験し、仕事の幅が広がりました。

事務所の経営が最優先だったので、
自分の事を考える余裕はまったくありませんでした。

<4年目~6年目>
相変わらず忙しかったですが、
所員が10名を超えて役割分担ができるようになり、
少し自分の事を考える余裕が生まれました。

結果、共同経営の難しさを痛感することになりました。

でも、仕事は順調でしたので、
仕事に没頭することで、方向性の違いは棚上げすることにしました。

<7年目~8年目>
方向性の違いは埋まらないことが分かったので、
新たなルール作りを提案しました。

結果、仕事に対するモチベーションはUPし、
弁理士になってから最高の成果が出せました。

激務でしたが、私にとっては最高の2年間でした。

<9年目>
いろいろ考えていることはありますが、
さて、どうなるでしょうか?

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弁理士の個人年間粗利

最近、所員の評価方法を見直しているのですが、
以前に受講した「特許事務所 経営塾」の資料を読み返しています。

手持ちの資料では、弁理士(特許技術者)のランクを、

ランク6 個人年間粗利4000万円以上
ランク5 個人年間粗利3000万円以上
ランク4 個人年間粗利2400万円以上
ランク3 個人年間粗利1800万円以上
ランク2 個人年間粗利1200万円以上
ランク1 指導を受ける過程

の6つに分類しています。

以前にブログに書いたことがあるのですが、
「個人年間粗利2000万円以上が一人前の弁理士」
とおっしゃる先輩弁理士が多かったので、
上記ランク分けは妥当な線かなと思います。

ランク5、6あたりまで行くと、
代替不可能なレベルの経験や専門知識をもっていると思いますので、
きっと独立されて、活躍される方も多いですね。

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特許事務所の危機管理

先日見たパテント誌に、
特許事務所の危機管理に関する記事がありました。

細かい内容までは覚えていませんが、
企業などのお客様から見ると、特許事務所の危機管理能力は
総じて低く映るようです。

そういえば、以前に勤務した事務所では、ウィルス対策がされておらず、
通信障害でメールやFAXの送受信が正常にできなくなる事態になりました。

そのときは、私が2~3日かけてウィルスを特定して、
手動でウィルスの駆除作業を行った記憶があります。

小規模な事務所は費用面で限界がありますが、
お客様の大切な情報を守るという意識は必要だと思います。

弊所では、ウィルス対策などはもちろんのこと、
データのバックアップは、遠隔地でのバックアップも含めて3重にとっています。

それと、廃棄書類はすべて有償で溶解処理をしていますし、
職場の部屋にはICカードがないと入れません。

特許事務所でも、このくらいの危機管理はすべきかなと思います。

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弁理士に対する苦情

日本弁理士会の資料によれば、弁理士に対する苦情の半数以上が
「手続の不備に関する苦情」と「報酬額に関する苦情」だそうです。

例えば、補正によって権利範囲が狭くなり、
本来望んでいた内容と違ってしまったというケースや、

弁理士側は「出願時の費用」と伝えたつもりが、
依頼者側は「登録まで全て込みの費用」と受け取ったケース、などです。

最大の発生原因は、依頼者とのコミュニケーション不足で、
弁理士と依頼者との間で誤解が生じることが多いようです。

弁理士にとっては当然のことでも、お客様には不明なことも多いので、
お客様目線にたった丁寧な対応が必要だと思います。

弊所では、初めてのお客様に対しては、
手続きの流れ、費用、各種制度、などを独自の書類で細かく説明し、
全て納得頂いた上で御依頼をお引き受けするように注意しています。

また、良い点だけをアピールすることなく、
拒絶の可能性など、お客様の不利益の可能性についても
十分にご説明するように配慮しています。

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特許事務所で起きる事故

日本弁理士協同組合の資料によれば、
特許事務所で起きる事故の55%が「期限管理に関する事故」だそうです。

例えば、特許料納付期限までに特許料を納付することを忘れ、
特許権が消滅してしまったケース、

他の出願と勘違いして出願審査請求の手続きを忘れ、
特許出願が取下げになってしまったケース、などが紹介されています。

特許権が消滅してしまったケースでは、
権利者などから1億円の損害金を請求されたそうです。

事故の発生原因ですが、半分以上が「うっかりミス」とのことで、
人的ミス(ヒューマンエラー)が原因となっています。

人的ミスは必ず起きるものという前提で、
ニ重、三重のチェック体制を整える必要がありそうです。

弊所では、特許事務所向けの期限管理ソフトに加えて、
スケジューラでも期限管理を行っており、

また、期限管理ソフトやスケジューラへの入力ミスを防ぐために、
定期的に人間の目視によるチェックも全件行っています。

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